Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE L'UTILISATEUR DU SITE RESPITESERVICES.COM

LE RESPECT DE VOTRE VIE PRIVÉE EST TRÈS IMPORTANTE

Les agences à but non lucratif qui exploitent ce site Web ont a coeur de garder votre confiance en tout temps. Nous reconnaissons que le respect et la protection de votre vie privée est un élément essentiel de notre engagement à garantir des services de qualité. Nous considérons que cet engagement implique que nos clients ont le droit de connaître la nature des renseignements personnels que nous recueillons, les fins pour lesquelles nous les utilisons, les moyens qu’on prend pour les protéger et la façon de communiquer avec nous si vous avez des questions au sujet de la façon dont nous traitons les renseignements personnels qui nous sont confiés.

PROPRIÉTÉ DU SITE

Le site Web Respiteservices.com est la propriété du « Geneva Centre for Autism » (le site d’accueil pour le site de respiteservices.com à Toronto). Toutefois, les sites locaux de respiteservices.com sont gérés par des agences d’accueil dans différentes communautés à travers l’Ontario. Les agences d’accueil locales ont la responsabilité de sauvegarder et de contrôler toute l’information sur leur site Web local.  Les agences d’accueil locales ont la responsabilité de protéger la confidentialité des renseignements et de s’assurer qu’elles respectent toujours les lois en vigueur sur la protection de la vie privée. Le « Geneva Centre for Autism » a désigné des “superutilisateurs” qui auront accès à tous les sites Web locaux afin d’aider les agences d’accueil locales dans le développement de leur site tout en leur apportant un support technique.

LES RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS

Un renseignement personnel est tout renseignement qui permet de reconnaître, d’identifier ou de communiquer avec une personne en particulier. Cela comprend, entre autres, des renseignements comme le nom, l’adresse,  le sexe, l’âge, l’état de santé (physique, comportementale, émotionnelle et intellectuelle), ainsi que tout autre renseignement à caractère personnel ou familial. Ces renseignements peuvent comprendre vos opinions sur les services.

POLITIQUE DE BASE CONCERNANT LA CONFIDENTIALITÉ ET LA SÉCURITÉ

Vous pouvez visiter notre site Web pour prendre connaissance de nos services sans nous révéler votre identité et sans fournir des renseignements personnels.  Respiteservices.com se limitera à recueillir des renseignements statistiques sur les visites à des pages spécifiques de son site et leur fréquence (i.e. des visites sur le site Web).  Ces données seront considérées uniquement dans leur ensemble pour nous aider à mieux comprendre le niveau d’intérêt pour l’information fournie sur le site. Nous notons aussi le type et la version des navigateurs utilisés pour nous assurer que notre site est techniquement accessible.

Si vous décidez de nous fournir des renseignements personnels (comme votre nom, adresse, adresse de courriel et numéro de téléphone), (i) nous les considérerons comme des renseignements privés et confidentiels, (ii) nous les conserverons dans un endroit sûr dont l’accès est limité aux seuls membres du personnel autorisés et (iii) nous en limiterons l’utilisation aux seules fins établies dans le formulaire de consentement en conformité avec la déclaration de confidentialité. Vous devrez remplir un formulaire de consentement (établissant les fins pour lesquelles la cueillette de renseignements est faite) avant de soumettre des renseignements personnels.
 
Les agences d’accueil désignent les visiteurs qui ont une autorisation d’accès à des applications particulières. Dans le cadre de ces politiques, respiteservices.com se réserve le droit de vérifier l’identité des visiteurs qui ont accès à des applications « à accès restreint » et de faire un contrôle après vérification des clients-utilisateurs qui ont recours aux applications « à accès restreint ».

L’UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Respiteservices.com  collige des renseignements personnels aux fins qui suivent:

•    pour faciliter le processus d’appariement d’un travailleur à une famille ou à une agence ayant besoin d’un travailleur en soins de répit

•    pour faciliter le processus d’aiguillage et de demande de services auprès des programmes et des options en soins de répit

•    pour faciliter les deux processus mentionnés ci-dessus

•    pour vous informer des activités à venir, des nouvelles et des programmes qui pourraient vous intéresser

•    pour vous faire parvenir de l’information, des documents ou des formulaires nécessaires pour tenir à jour votre information

•    pour assurer la qualité de nos services, incluant la rétroaction sur l’utilité et l’efficacité de nos services afin que l’on puisse les améliorer

Dans les cas où vous exprimerez le désir d’être branché sur des programmes ou des options en soins de répit, il sera nécessaire de divulguer vos renseignements personnels à d’autres agences/fournisseurs de services en soins de répit. Nous considérons qu’en faisant votre demande vous acceptez implicitement que vos renseignements personnels soient transmis à ces agences.

Dans la production de nos rapports annuels pour le ministère des Services à l’enfance et à la jeunesse ou pour le ministère des Services sociaux et communautaires, selon le cas, nous utilisons uniquement de l’information anonyme. Nous pouvons aussi utiliser de l’information anonyme pour des fins de planification, de recherche et d’évaluation de programmes, ainsi que pour des fins d’éducation et de formation professionnelle de notre personnel. Ces résumés d’information ne comprendront pas d’identifiants personnels (i.e. nom, adresse, numéro de téléphone, etc.). Si nous voulions utiliser vos renseignements personnels, ou vous identifier d’une quelconque façon, nous ne le ferions qu’avec votre plein consentement, après avoir obtenu votre permission.

CONSENTEMENT

Nous obtiendrons le consentement éclairé approprié tel que requis par la loi, pour toute collecte, utilisation ou divulgation de renseignements personnels recueillis via ce site Web.

PAS DE DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À DES TIERS

Aucun renseignement personnel ne sera divulgué à des tiers sauf (i) pour assurer la réalisation des fins pour lesquelles les renseignements personnels ont été fournis, comme la transmission de votre demande à une personne ou un organisme approprié susceptible d’y donner suite ou de les partager avec le point d’accès unique aux services approprié le plus près de chez vous, (ii) pour apporter du soutien aux agences d’accueil grâce au support technique fourni par des superutilisateurs désignés au niveau provincial et (iii) pour favoriser le partage de l’information entre les agences d’accueil afin d’éviter les dédoublements de profils et assurer des services de meilleure qualité. En aucun cas, nous ne fournirons des renseignements personnels à des tiers, à moins que ce ne soit exigé par la loi.

LE PARTAGE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En soumettant vos renseignements personnels avec votre demande de service, nous considérons que vous consentez implicitement à ce que les agences d’accueil de respiteservices.com et leurs agents recueillent, utilisent et divulguent vos renseignements personnels dans le cadre d’activités dont le but est de répondre à vos besoins. Cela implique le partage de vos renseignements personnels avec le point d’accès unique aux services (dans les communautés où une agence a été désignée comme point d’accès unique aux services) afin de pouvoir donner suite à votre demande de services.

Sans votre consentement explicite, à moins que ce ne soit obligatoire pour des raisons légales, nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec des organismes ou personnes autres que les agences d’accueil de respiteservices.com, nos agents et, (le cas échéant) le point d’accès unique aux services dans votre communauté.
Le consentement peut être implicite ou explicite. Le consentement peut être donné verbalement, par écrit ou par voie électronique.

Avec votre consentement, nous pourrions être appelés à partager vos renseignements personnels avec des tiers comprenant:

•    d’autres agences, professionnels, personnes et organismes qui font partie de ceux et celles qui vous apportent des soins et participent à votre traitement.

•    d’autres agences et professionnels qui offrent des services et du soutien qui peuvent convenir à vos besoins.

•    d’autres personnes que vous identifiez comme personnes-ressources, comme des membres de la famille.

 Sans votre consentement, nous pourrions être appelés à divulguer vos renseignements personnels:

•    lorsque des divulgations sont prévues en vertu de la loi, soit dans le cas  d’un ordre de la Cour par le biais d’un subpoena, soit dans les cas d’obligation légale de signaler aux autorités des cas soupçonnés de maltraitance, de négligence ou de danger imminent; ou

•    sur demande du ministère des Affaires sociales et communautaires ou du ministère des Services à l’enfance et à la jeunesse

Si vous vous inscrivez au programme de la banque de travailleurs, vous vous engagez à garder la confidentialité de toute information inscrite au profil de travailleur qui vous est transmis, à moins que le travailleur concerné ne vous donne son consentement explicite pour le partage de cette information. Vous reconnaissez que les mesures de présélection des travailleurs varient d’un milieu à l’autre à travers la province; quand vous vous inscrivez dans une communauté particulière desservie par respiteservices.com, vous acceptez de recevoir des profils de travailleur qui ont été évalués selon la démarche de présélection en vigueur dans cette communauté.

PAS DE PISTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PAR ORDINATEUR

Ce site Web ne génère pas et n’utilise pas des témoins ou autres moyens technologiques de cueillette ou de dissémination de renseignements personnels sur les visiteurs du site. Nous enregistrons le nombre de visites au site et nous compilons des statistiques sur le nombre de visiteurs par jour et le nombre de demandes quotidiennes pour des services en particulier. De plus, nous recueillons des données agrégées sur les profils.  Ces statistiques d’ensemble servent uniquement aux travaux internes des membres autorisés du personnel, de la table de concertation et de planification de la communauté locale ainsi que du réseau provincial des agences d’accueil en vue d’identifier les lacunes et d’améliorer les services offerts. Toutefois, ces statistiques ne contiennent aucun renseignement personnel et ne peuvent être exploitées pour générer de tels renseignements.

MESURES DE PROTECTION ET MÉCANISMES DE SÉCURITÉ

Respiteservices.com s’engage à protéger la vie privée, à assurer la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels sur tout support que ce soit. Nous sauvegardons les renseignements personnels dans des dossiers imprimés ou électroniques. Nous protégeons ces dossiers au moyen de mesures de sécurité physiques et électroniques appropriées selon la nature des dossiers; leur accès est restreint aux seules personnes autorisées. Nous avons mis sur pied des mesures de sécurité tant aux niveaux matériel et technique qu’administratif, mesures qui sont présentées dans nos Directives et notre Politique en matière de respect de la vie privée, de sécurité et d’utilisation acceptable. Parmi les mesures de sécurité, on retrouve : des ententes de confidentialité pour les membres du personnel, des politiques de respect de la vie privée et des locaux fermés à clé. Les renseignements personnels recueillis par voie électronique sont sauvegardés et protégés sur un serveur sécurisé dans une salle verrouillée chez  Primus Communications dont l’accès est limité aux membres du personnel autorisés.  Les mesures de sécurité aident à protéger l’information sur la santé contre toute consultation, utilisation et divulgation non autorisées de ces renseignements.

RÉTENTION, DISPOSITION ET ÉLIMINATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’élimination des renseignements personnels et des renseignements sur la santé sera effectuée avec le plus grand soin. Des précautions seront prises pour empêcher que des personnes non autorisées puissent obtenir l’accès à l’information, en faisant en sorte que les administrateurs n’accordent l’accès qu’aux utilisateurs appropriés au moyen d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe.

Les dossiers imprimés sont généralement éliminés en ayant recours à des procédés sécuritaires, sept ans après avoir été jugés périmés. Compte tenu que respiteservices.com peut fournir des services à un individu tout au cours de sa vie, toutes les banques de données électroniques sont gardées de façon permanente (jusqu’à 99 ans) afin de poursuivre l’offre de services et effectuer des analyses longitudinales.

L’EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vous avez le droit de demander un changement ou un amendement à vos renseignements personnels, si vous croyez que les renseignements contenus dans votre dossier sont inexacts ou incomplets. Veuillez communiquer avec la personne-ressource pour les questions de confidentialité (voir ci-dessous) afin de faire votre demande de modifications.

L’ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels, de corriger les renseignements inexacts, ou encore d’annuler votre participation après avoir soumis vos renseignements personnels. Vous pouvez faire une demande d’accès à vos renseignements personnels en faisant une demande écrite auprès de la personne-ressource pour les questions de confidentialité à l’agence d’accueil le plus près de chez vous. Si vous demandez des copies de rapports ou de renseignements contenus dans votre dossier, vous devrez, peut-être, assumer des frais, tout dépendant de la nature et de la quantité de l’information demandée. Pour de plus amples renseignements sur votre droit d’accès à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec la personne-ressource pour les questions de confidentialité auprès de l’agence d’accueil le plus près de chez vous.  (Vous pouvez trouver l’information de la personne contact de la protection des renseignements personnels dans la déclaration de la protection des renseignements personnels sur les sites web locaux.)

LIENS VERS D’AUTRES SITES

Ce site fournit des liens vers d’autres sites Web. Lorsque vous cliquez sur des liens qui vous dirigent vers d’autres sites Web, vous serez alors soumis aux politiques et aux mesures de confidentialité régissant ces nouveaux sites. Bien que nous appuyions toute mesure de protection de la vie privée sur Internet, nous ne pouvons être tenus responsables du contenu et des pratiques de confidentialité des autres sites. Nous invitons fortement nos  utilisateurs à être conscients de ce fait lorsqu’ils quittent notre site et à lire attentivement les déclarations de confidentialité de chacun des sites Web qu’ils visitent.

QUESTIONS/PRÉOCCUPATIONS CONCERNANT LE SITE WEB

Vous avez le droit de vous renseigner et de porter plainte si vous avez des inquiétudes sur la façon dont nous gérons vos renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des inquiétudes concernant la confidentialité à respiteservices.com, veuillez communiquer avec :

Melanie Garland
112, rue Merton
Toronto, ON  M4S 2Z8
416 322 7877 poste 292
mgarland@autism.net

Si vous jugiez que nous n’avons pas su apporter une réponse satisfaisant à votre demande de renseignements ou à votre plainte, vous pouvez toujours communiquer avec le Commissaire à l’information et à la vie privée de l’Ontario.

Commissaire à l’information et à la vie privée de l’Ontario
80, rue  Bloor Ouest, bureau 1700
Toronto, Ontario  M5S 2V1
1-800-387-0073
(416) 326 – 3333
commissioner@ipc.on.ca

CHANGEMENTS À CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous maintenons le droit de modifier ou de faire des ajouts è cette politique de confidentialité. Une politique de confidentialité modifiée ne s’appliquera qu’aux renseignements personnels recueillis après sa date d’entrée en vigueur.

CONDITIONS D’UTILISATION

Veuillez prendre note que ce site Web est aussi régi  par les Conditions d’utilisation de respiteservices.com, que vous pouvez visualiser en cliquant sur le lien dans cette phrase. Nous vous invitons fortement à prendre connaissance de la politique de respect de la vie privée et des conditions d’utilisation avant de poursuivre vos démarches sur ce site Web.

Date d’entrée en vigueur de cette politique de confidentialité : 1er avril 2008